Organiser une visioconférence avec Google Hangouts

Organiser une visioconférence peut devenir un vrai casse-tête sans un minimum d’organisation et d’anticipation.
Plusieurs solutions existent, comme Microsoft Team, Skype, Zoom, Jitsi, Webex… Mais comment faire avec l’outil “Hangouts” proposé par Google ?

Tout d’abord, il est important de se familiariser avec l’ensemble des outils proposés par Google (Contacts, Gmail, Agenda, Drive, etc…). Voir l’article consacré aux outils Google. Utilisés ensemble et de façon collaborative, ces outils vont vous faire gagner du temps, vous permettre de sauvegarder vos contacts (mails + téléphone) et vos documents dans le cloud, et vous faciliter la mise en place d’une visioconférence. Les outils Google sont disponibles gratuitement, ou avec une formule payante pour des besoins professionnels qui demandent plus de fonctionnalités et d’espace de stockage.

Dans cet article, il sera question de la version classique de “Google Hangouts”, qui est gratuite et adaptée à une utilisation personnelle et familiale.

GOOGLE HANGOUTS, VERSION CLASSIQUE (ET GRATUITE)

Pour utiliser Google Hangouts, il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel. Il suffit d’être connecté à son compte Gmail.
L’interface Google Hangouts est compatible avec les navigateurs Chrome, Firefox, Edge, Safari, mais c’est avec Chrome qu’il fonctionne le mieux et que toutes les fonctionnalités sont disponibles.
Il faut obligatoirement que tous les participants aient un compte Gmail.
Le nombre de participants est limité à 25, mais seuls les 10 participants les plus actifs sont visibles.

Comment ça marche ?

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Gmail.

Dans la barre latérale à gauche de votre écran, allez jusqu’à votre nom, et cliquez sur le “+” situé à droite de votre nom.

Pour organiser une conversation avec une personne :
Dans la fenêtre qui apparaît, ajoutez simplement un contact à droite de la loupe, dans le champ “Saisissez un nom, une adresse e-mail…”. Attention, il faut que vous ayez d’abord enregistré la personne dans l’outil “contacts”, et qu’elle ait une adresse Gmail.

Pour organiser une conversation avec un groupe de personnes :
Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur “nouveau groupe”, puis cliquez tout en haut dans “donner un nom à votre groupe”.
Exemple : “équipe communication”.
Attention, il faut que vous ayez d’abord enregistré les personnes dans l’outil “contacts”, et qu’elles aient une adresse Gmail.

Ensuite, validez en cliquant sur le petit cercle vert.

(Voir images 1 et 2 ci-dessous).

Image 1

Image 2

Une fenêtre de tchat apparaît (voir images 3 et 4 ci-dessous). Ici, vous pouvez :

Pour une personne (voir image 3 ci-dessous)

  • En cliquant sur le téléphone : démarrer un appel téléphonique.
  • En cliquant sur la vidéo : démarrer un appel vidéo.
  • En cliquant sur l’icône “personne”, ajouter des contacts à cette conversation.
  • En allant dans les paramètres (clé à molette), activer ou désactiver les notifications et l’historique des conversations, archiver, supprimer la conversation…

Pour un groupe (voir image 4 ci-dessous)

  • En cliquant sur l’icône “personne”, ajouter des contacts à votre groupe “équipe communication”.
  • En allant dans les paramètres (clé à molette), cliquer sur “Participation via un lien”, copier le lien et l’envoyer par mail à vos participants.
  • En cliquant sur la vidéo : démarrer un appel vidéo avec tous les participants que vous avez enregistrés.

Image 3

Image 4

Lorsque vous créez un groupe et que vous avez ajouté vos contacts, avant de démarrer un appel vidéo, je vous conseille d’aller dans les paramètres (clé à molette), de copier le lien d’invitation et de leur envoyer par mail.
Après avoir cliqué sur ce lien, les membres du groupe sont invités à se connecter à leur compte gmail pour accéder à l’interface Google Hangouts.
Dès que vous démarrez la visioconférence, ils sont invités à participer.
(Voir image 5 ci-dessous).

Image 5

Conclusion

Je vous ai indiqué l’un des moyens d’organiser une visioconférence avec Google Hangouts. Il en existe d’autres. Il est notamment possible de le faire directement depuis l’interface Hangouts. A vous de vous approprier cet outil, et de choisir la méthode qui vous convient le mieux.

L’important, c’est de bien maîtriser avant de se lancer : un manque d’organisation et d’anticipation peut très vite transformer une visioconférence en une série de bugues qui feront passer l’organisateur pour un idiot. Même si les nouvelles technologies nous permettent de travailler et d’organiser des réunions à distance, nous ne sommes pas à l’abri de coupures dues à une mauvaise connexion internet ou une surcharge des serveurs. Si en plus la première moitié de la réunion se passe à tenter d’établir la connexion avec tous les participants, cela peut devenir totalement contre-productif et tourner au ridicule… Donc anticipez au maximum, transmettez à l’avance à vos participants les pré-requis, et prévoyez un temps pour tester la connexion avant le début de la visioconférence.

Mona Georgelin
28/03/2020